In den meisten Unternehmen ist erkannt worden, dass die Kundenbeziehung eine besondere Rolle für den Unternehmens- erfolg spielt. Kein Kunde mag es, verschiedenen Mitarbeitern sein Anliegen noch einmal zu schildern oder die Antwort zu hören "mein Kollege ist nicht da und ich weiß leider auch nicht wann er wiederkommt". Die Geschwindigkeit der Marktveränderung fordert eine schnelle und flexible Unternehmensstruktur, um dem Wettbewerbsdruck widerstehen zu können. Die flacher werdenden Strukturen (Team- und Projektarbeit) verlangen einen Mehraufwand an Kommunikation und Abstimmung der Beteiligten. Die optimale Firmenorganisation in Bezug auf Kommunikation und Informationsfluss spielt für das unternehmensinterne Geschehen, aber auch für die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern eine zentrale Rolle. Dabei kommt es darauf an, Brüche in Kommunikationsstrukturen zu vermeiden, Informationslücken zu schließen und den Informationsfluss zu beschleunigen.

Was kann Groupware leisten?

Mit Groupware-Lösungen wie dem Zarafa Server lassen sich die Anforderungen an die Koordination von dezentral arbeitenden Mitarbeitern über Aufgabenverteilung, Projektunterstützung oder über den obligatorischen Terminkalender besser und schneller erfüllen. Schon in kleinen Unternehmen führt die Koordination zwischen Mitarbeitern über entsprechende Applikationen zu einer besseren Leistungsfähigkeit und weniger Kollisionen. In vielen Unternehmen ist die systematische Informationssammlung und Kommunikationssteuerung mit Kunden eine Herausforderung, die einen zentralen Ansatz für Datenhaltung und Kommunikationsstrukturen erfordert, um jederzeit den aktuellen Stand der Informationen abrufen zu können. Die Bündelung von z. B. einzelnen Adressquellen in einer Groupware, wie dem Zarafa Server reduziert doppelten oder mehreren Datenhaltung und Datenpflege. Bei Veränderungen von Adressdaten, die einer Person im Unternehmen bekannt werden, kann nach dem Einpflegen der Änderung in den Datenbestand die neue Adresse sofort allen zur Verfügung stehen.

Zentrale Datenhaltung

Die Möglichkeit, eine Firmenadresse mehrere Kontakte zuzuordnen, vermeidet redundanten Datenbestand. Eine andere Softwaregattung für ähnlich gelagerte Anforderungen ist unter der Bezeichnung "Customer Relationship Management" (CRM) bekannt. Es hat sich jedoch gezeigt, dass nicht die tief greifende Spezialisierung einzelner Funktionen, sondern die Optimierung der Arbeitsprozesse und Stützung der Basisabläufe den eigentlichen Mehrwert einer Groupware-Lösung bieten. So ergibt sich mit der Interoperabilität von Groupware im Allgemeinen und dem Groupware Server im Besonderen, sowie anderen Systemen im Unternehmens- einsatz (z. B. ERP, CRM) ein wichtiger Faktor, um den Anspruch von Groupware als Ergänzung und Integrator von bestehenden IT-Systembestandteilen gerecht zu werden. Ein weiterer wesentlicher Teil einer solchen Interoperabilität kann die Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit Kunden oder Projekten sein. 

Informationen für alle

In der Regel werden mit einem Textverarbeitungsprogramm oder Editor die Dokumente erstellt, mit einem E-Mail-Programm versendet und das Dokument bleibt für alle anderen verborgen auf dem Arbeitsplatzrechner des Erstellenden.

Sinnvoll ist dagegen die Organisation aller Kunden oder Projekt bezogenen Dokumente in Zusammenhang mit den Kundendaten oder Projektdaten mit Hilfe des Projekt-, sowie des Dokumenten-Management des Groupware Servers. Ihre Mitarbeiter können somit alle im Zusammenhang stehenden Dokumente, E-Mails, Kalkulationen, Termine oder auch Notizen einsehen und über die Rechte-Vergabe können Sie auch den Mitarbeiterkreis sinnvoll steuern. In diesem Zusammenhang sind Aufgaben, die ein Mitarbeiter für sich selbst auf Basis der Aufgabenverwaltung des Groupware Server definiert, ein sinnvoller Weg, um über automatische Widervorlagen keinen wichtigen Termin oder keine wichtige Aufgabe zu verpassen.

Überblick behalten

Sicher stehen in Ihrem Unternehmen intern auch andere organisatorische Aufgaben an, die eventuell ebenfalls Termin gebunden sein können, wie zum Beispiel die Verwaltung von Ressourcen. Wie häufig müssen Besprechungsräume zur Verfügung stehen, Beamer für Besprechungen vorbereitet sein oder Kraftfahrzeuge reserviert werden?

Über die Verwaltung von Ressourcen lassen sich Besprechungen besser organisieren, nachhalten wer eine Ressource gerade nutzt oder die Ressourcen-Auslastung besser steuern.